time management

Time management: hoe ga je productiever en minder gestrest aan het werk?

Time management. Je hebt er vast weleens van gehoord maar hoe werkt dat toch in de praktijk? Elke dag ga je vol frisse moed aan de slag met je to-do list. Je neemt je voor om gedisciplineerd, gefocust en met zo min mogelijk stress aan het werk te gaan maar aan het eind van de dag zit je er toch anders bij. Moe, gestrest, vol in je hoofd en teleurgesteld in jezelf. Je to-do list lijkt alleen maar langer te zijn geworden. Tijd voor een andere aanpak dus! Ik geef je een aantal concrete en direct toepasbare tips.

Slik de kikker

Euh, wat? Slik de kikker is een methode van “time-management goeroe” Brian Tracy. Waar het op neer komt is dat je elke dag begint met de klus waar je het meest tegenop ziet. Zo zit je er niet meer onnodig tegenaan te hikken, dit scheelt een hoop stress en energie. Daarnaast geeft het gevoel van voldoening en trots, na het doen van die ene taak, je een boost waar je de rest van de dag lekker op door kan. Natuurlijk is dit makkelijker gezegd dan gedaan. Je stelt tenslotte niet voor niets die taak uit. Maar als je écht zeker weet dat jij die taak moet doen overtuig jezelf dan van het feit dat je het beter meteen kan doen. Hoe langer je het uitstelt hoe meer je jezelf de tijd en ruimte geeft om nieuwe obstakels in je hoofd te creëren. En denk vooral aan het gevoel achteraf. In de meeste gevallen denk je vaak: ‘Nou was dit nu echt zo erg, waar heb ik mij eigenlijk zo druk om gemaakt?’

Check je mail op vaste momenten

Eén van de grootste afleiders gedurende de dag is voor veel mensen toch wel de mail. Constant dat ene toontje die je toch wel weet te verleiden om weer te kijken want misschien is het nú wel belangrijk. Ogenschijnlijk lijkt een mailtje lezen en/of beantwoorden niet zoveel tijd te kosten maar het gaat om de omschakeling. Het duurt vaak een tijdje voordat je de focus op je oorspronkelijke taak terug hebt. Besluit daarom vanaf nu op drie momenten je mail te checken. Wanneer je begint met je werk, na de lunchpauze en voordat je je werkdag afsluit bijvoorbeeld. Je omgeving raakt gewend aan jouw ritme. Het scheelt jou een hoop tijd en als het echt zo belangrijk is nemen mensen wel op een andere manier contact met je op. En zet die melding van je mail ook uit. Zo kom je niet in de verleiding om toch te kijken.

Beperk social media

Misschien is social media wel de grootste afleider en uitsteller tijdens je werk. Even op Instagram kijken en voor je het weet ben je dertig minuten verder. Niet kijken tijdens je werk zou het meest ideale, maar waarschijnlijk niet het meest realistische, zijn. Tussenoplossing is dus ook hier weer, plan vaste kijkmomenten in en stel hier een tijd aan. Bijvoorbeeld tien minuten. Zet je telefoon op vliegtuigmodus en haal dit er alleen af op je checkmomenten. Reageer in deze tijd bijvoorbeeld ook op je appjes. Geef het een kans en ervaar hoeveel tijd dit scheelt. En onderschat ook vooral niet hoeveel invloed social media heeft op je gemoedstoestand. Vaak triggert dit een hoop positieve maar ook negatieve dingen die je hoofd weer vullen met gedachtes. Met deze gedachtes moet je weer verder met je werk, best een uitdaging. Nog een reden dus om je social media gebruik wat te beperken.

Neem echt pauze en beweeg

Veel mensen blijven tijdens hun pauze achter hun computer zitten. Even snel een boterham eten en weer door want dan scheelt tijd. Verkeerd gedacht. Je kunt niet van jezelf verlangen dat je de hele dag scherp blijft. Sterker nog, de hele dag aan één stuk doorgaan maakt je minder productief en kost je dus zelfs tijd. Neem echt pauze, ook of juist zelfs, als je zelfstandig ondernemer bent. Ga in ieder geval weg van je werkplek maar het aller effectiefst is toch wel naar buiten gaan en in beweging komen. Maak een korte wandeling, dit kan echt overal, en eet je lunch onderweg. Door de beweging ontstaat ruimte en rust in je hoofd waardoor je daarna weer echt fris aan de slag kunt.

Wat móet nu echt?

Het gevoel dat je zoveel moet veroorzaakt vaak de meeste stress. Maar voor een deel zit dat moeten in je hoofd. Ik maakte hier eerder een video over deze kun je hier bekijken. Probeer er even van een afstandje en objectief naar te kijken. Wat moet er vandaag echt af. Leg je focus op die taken.

Pas je werk aan op je persoonlijke ritme

Op welk moment van de dag ben je het meest productief? Wanneer ben je vooral creatief? En wanneer ben je op je best tijdens afspraken? Ook als je voor een werkgever werkt kun je bepaalde onderdelen van je werk best zelf indelen. Pas je werkzaamheden zoveel mogelijk aan op je persoonlijke voorkeuren. Dit helpt je om productief te blijven gedurende je werk.

Plan piekermomenten in

Heel veel tijd gaat onbewust verloren aan piekeren en dus vooral in je hoofd zitten. Als je hier veel last van hebt kan het helpen om een kort piekermoment in te lassen. Een soort korte afspraak met jezelf waarin je al je gedachtes van je af mag schrijven. Als je gedurende de dag piekert kun je het gemakkelijker loslaten en inplannen voor dat moment. Je hoeft tijdens zo een moment niets te doen met je gepieker. Het van je afschrijven is vaak al voldoende. Eenmaal thuis kun je kijken op welke punten je wel echt actie kan en wil ondernemen.

Spreek je uit

Je snapt iets niet maar durft het niet te vragen. Je vraagt je af wat die collega met die opmerking wil zeggen maar besluit je mond te houden. Je ziet nieuwe kansen op je werk maar laat het aan je voorbij gaan. Ondertussen vreten deze dingen wel aan je en leiden ze je af tijdens je werk. De enige manier om hier iets aan te doen is je uitspreken. Natuurlijk is dit lastig maar hoe vaker je dit doet hoe gemakkelijker het wordt. En vaak is de ander ook nog eens opgelucht omdat hij/zij het ook niet durfde.

Sluit af

Nog even thuis je mail beantwoorden, dat stuk afschrijven of die belangrijke klant bellen. Natuurlijk, dat kan weleens voorkomen. Maar vaak sluipt het er in en gaat het al snel van incidenteel naar structureel. Voor je het weet ben je totdat je naar bed gaat toch nog bezig met werk. Hierdoor mis je de tijd en rust voor jezelf. Die echt iedereen nodig heeft, dus ook jij! Bewaak en neem verantwoordelijkheid over je eigen grenzen. Alleen jij kunt dit doen. Mensen gaan zover als jij ze laat gaan. Heel veel dingen zijn echt niet zo belangrijk dat je ze nog per se thuis moet doen zelfs al voelt dat soms wel zo. Maak ook jezelf prioriteit. Uiteindelijk wil iedereen liever een productieve medewerker dan een bijna uitgebluste medewerker. Zorg dus voor jezelf!

Kom je om in het werk? Loopt je hoofd over? En ervaar je zoveel stress dat je bang bent dat je straks een burn-out hebt? Kom dan nu in actie, zorg voor jezelf en plan een aantal coachgesprekken in. Mail naar lizzy@lizzismore.com dan maken we een afspraak.

 

Nieuwsbrief

No spam guarantee.